Scannen von Dokumenten - Alles, was Sie wissen müssen
Der Alltag ohne Scanner ist fast nicht mehr vorstellbar.
Das Scannen von Dokumenten, wie beispielsweise ein Schwerpunkt von Reisswolf Akten und Datenvernichtung GmbH, ist je nach Gerät unterschiedlich: Beim Flachbettscanner wird das Dokument auf die Glasplatte gelegt und wird entweder auf dem Gerät selber oder auf dem Computer gespeichert. Wichtig ist, dass das Dokument an den Kanten ausgerichtet ist, um Überhänge zu vermeiden. Wenn mehrere Dokumente gescannt werden sollen, empfiehlt sich ein Gerät mit Vorlageneinzug.
Einstellungen
Über die Software oder am Gerät können die Einstellungen ausgewählt werden.
Auflösung
Die Auflösung ist besonders wichtig, denn sie ist entscheiden für die Schärfe, mit welcher das Dokument dargestellt wird. Ein Textdokument beispielsweise sollte mit 300 dpi und 24 Bit gescannt werden. Bei Textdokumenten sollte die Einstellung Schwarz-Weiß genutzt werden, damit unnötige Farbinformationen im Hintergrund vermieden werden und der Speicherplatz nicht unnötig gefüllt wird.
Größe
Mit einer höheren Auflösung werden auch mehr Farbinformationen weitergegeben, was zu einer größeren Datei führt. Dies ist heute zwar für die Archivierung keine Herausforderung mehr, aber beim Versand, beispielsweise über E-Mail, kann die Größe ein Problem darstellen, weil diese von den Vorgaben des Anbieters abweicht.
Format
Die Formateinstellung nimmt Einfluss auf die Größe der Dateien. Beim TIFF-Format bleiben die komprimierten Informationen und somit Originalqualität erhalten. Allerdings sind sie auch mit einer hohen Speicherzahl belegt. JPEG basiert auf Pixel und ist vor allem für Grafikdarstellungen im Internet von Vorteil. Die Komprimierung jedoch kann zu einem Bildverlust führen. BITMAP hat eine gute Komprimität, allerdings kann es bei der Größenveränderung zu einem Qualitätsverlust kommen, ist aber für Icon sehr geeignet. Beim Format für Textdokumente empfiehlt sich GIF, da keine große Farbwahl benötigt wird und somit platzsparend ist.
Dokumente als PDF
Das PDF-Format ist sehr beliebt und benötigt eine Software, welche auch die Möglichkeit bietet, das Dokument zu editieren.
Dokumente auf farbigem Papier
Bei Textdokumenten auf farbigem Papier sollte die Einstellung von Kontrast und Helligkeit erhöht werden.
Text hervorheben
Verfügt das Gerät über die manuelle Möglichkeit, Einstellungen in der Helligkeit zu verändern, so bietet es sich, die Schrift des Dokumentes hervorheben zu lassen. Bei weit auseinander stehende Schrift ist eine dunklere Einstellung hilfreich; sind die Buchstaben zu nah aneinander, kann die Helligkeit erhöht werden.
Dokumente mit Smartphone und Tablet scannen
Die Anschaffung eines Scanners ist nicht zwingend notwendig, die Apps für Smartphones und Tablet haben sich längst etabliert und erstaunliche Fähigkeiten entwickelt. Das gescannte Dokument wird direkt auf dem Gerät gespeichert und kann so an den Drucker oder als Anhang gesandt werden. Entscheidend ist das Betriebssystem und ob diese für den vorhandenen Drucker geeignet ist. Mittlerweile bieten Hersteller von Druckern sehr gute Scanner Apps für den Drucker zur Verfügung.
Wenn schon – denn schon: diejenigen Apps, welche das Dokument auch noch automatisch zuschneiden und als PDF speichern, sind ein absoluter Mehrwert!
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